ZUGFeRD ist die Abkürzung für Zentrale User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dabei handelt es sich um einen im Juni 2014 vorgestellten neuen Standard für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern. Der ZUGFeRD Standard, der als gemeinsames Projekt von Verbänden und Ministerien, dem VDA, Unternehmen des Einzelhandels, dem Banksektor sowie der Software-Industrie entwickelt wurde, erlaubt es auch kleineren Unternehmen, an den Vorteilen des elektronischen Rechnungsaustauschs zu partizipieren.
Der ZUGFeRD Standard ist vergleichbar mit dem elektronischen Datenaustausch via EDI. Er ermöglicht den digitalen Austausch strukturierter Rechnungsdaten in einer PDF-Datei. Diese kann ohne spezielle technische Übermittlungsstandards übertragen werden . Individuelle Vereinbarungen zwischen Lieferanten und Empfänger der Rechnung sind nicht notwendig.
Wie ZUGFeRD funktioniert
Basis des neuen ZUGFeRD Formates ist die Möglichkeit, beliebige Dateitypen in eine PDF/A-3 -Datei einbetten zu können. Im konkreten Fall erzeugt der Lieferant zusammen mit der PDF-Rechnung eine maschinenlesbare Rechnung im XML-Format. Der Aufbau des XML Formates wird durch ZUGFeRD vorgegeben und direkt in die die PDF-Rechnung eingebettet.
Obwohl die ZUGFeRD-Rechnung optisch nicht von einer herkömmlichen PDF-Rechnung zu unterscheiden ist, liegt sie in zwei Formaten innerhalb einer Datei vor und kann vom Empfänger sowohl manuell verarbeitet, als auch direkt in seinem System automatisch weiterverarbeitet werden.
Empfänger, die keine elektronische Rechnungsverarbeitung nutzen und den XML-Teil nicht automatisiert verarbeiten können, arbeiten wie gewohnt mit der PDF-Rechnung, während sie den Rest ignorieren. Kunden mit elektronischer Rechnungsverarbeitung hingegen können die Rechnungsdaten aus dem standardisierten ZUGFeRD XML-Format auslesen und ohne Umwege direkt in ihr System übernehmen.
Welche Vorteile ZUGFeRD zu bieten hat
Mit ZUGFeRD können Unternehmen jeder Größenordnung – selbst Kleinstunternehmen – ohne Umstellungsprobleme in die elektronische Rechnungsstellung integriert werden, ohne dass der Lieferant entscheiden muss, wem welches Rechnungsformat gesendet werden muss.
Darüber hinaus ergeben sich weitere Vorteile:
- ZUGFeRD ist ein branchenunabhängiger Standard, der auch mit Behörden und öffentlichen Verwaltungen funktioniert.
- Zahlungsvorgänge lassen sich automatisieren und verschlanken, während Fehler durch die manuelle Datenübernahme und Belegerfassung entfallen.
- Da die Übertragung per PDF/A-3 Format, einem Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, erfolgt, sind mit ZUGFeRD übermittelte Rechnungen jederzeit durchsuchbar und genügen allen gesetzlichen Anforderungen zur Revisionssicherheit.
Während der elektronische Rechnungsaustausch bislang vornehmlich EDI-Anwendern oder Nutzern aufwändiger Systeme wie z.B.: SAP, Navision oder Lexware vorbehalten war, können mit ZUGFeRD nun alle Unternehmen profitieren und hohe Einsparungen in den Rechnungsprozessen realisieren.
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EDIGrid – Ihr Ansprechpartner für alle Fragen rund um ZUGFeRD
Als erfahrener EDI Partner für die EDI-Anbindung und Implementierung von EDI-Lösungen zum elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten ist EDIGrid auch bei der Einführung und Nutzung von ZUGFeRD kompetenter Ansprechpartner.Sie möchten ZUGFerd Rechnungen versenden oder empfangen und können das Format nicht automatisiert bearbeiten, dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.
Gern unterstützen wir Sie bei allen Fragen rund um ZUGFeRD und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen Konzepte zur Umsetzung nach ihren individuellen Wünschen.