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ZUGFeRD - Rechnungen einfach gemacht

Jährlich werden allein in Deutschland mehr als 30 Millionen Rechnungen zwischen Unternehmen ausgetauscht. Viele – vor allem die größeren Firmen – nutzen dafür längst Electronic Data Interchange (EDI). Obwohl diese Form des elektronischen Datenaustauschs, nicht zuletzt dank kompetenter Servicepartner wie EDIGrid, auch für kleinere Unternehmen immer populärer wird, ist bei vielen noch immer der kostenintensive und fehleranfällige Weg über Papierrechnung und Postversand üblich. Damit könnte jetzt Schluss sein, denn seit Juni 2014 gibt es ZUGFeRD, einen neuen Standard zum elektronischen Datenaustausch von Rechnungsdokumenten.

ZUGFeRD: der einfache Weg zum digitalen Rechnungsaustausch

ZUGFeRD (Zentrale User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine schnelle, kostengünstige und sichere Alternative zur klassischen EDI-Lösung. Der ZUGFeRD Standard entstand als Ergebnis eines gemeinsamen Projektes von Ministerien, Behörden, dem Verband der Automobilindustrie (VDA), Unternehmen des Einzelhandels, dem Banksektor sowie der Software-Industrie. Ziel war es, auch kleinere Unternehmen an den Vorteilen des Austauschs digitaler Rechnungen teilhaben zu lassen, ohne dass hohe Investitionen in neue Systeme erforderlich sind.

Mit ZUGFeRD wurde ein einfach zu verwendendes und dennoch leistungsfähiges Rechnungsaustauschformat geschaffen, für das weder spezielle Übertragungsstandards noch bilaterale Vereinbarungen zwischen Lieferant und Empfänger erforderlich sind.

Das ZUGFeRD Prinzip: PDF-Dokument mit eingebetteter E-Rechnung

Der ZUGFeRD Standard greift auf die Option zurück, dass sich PDF/A-3 Dateien als Trägermedium für beliebige andere Dateitypen eignen. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht deshalb aus einem klassischen PDF-Dokument, in das die elektronische Rechnung in Form strukturierter Daten im XML-Format eingebettet ist.

In der Praxis bedeutet dies, dass der Lieferant zusammen mit der PDF-Rechnung eine digitale Rechnung im maschinenlesbaren XML-Format erzeugt und diese als ein Dokument, das praktisch in zwei Formaten existiert, versendet. Der Empfänger nutzt dann das Format, das er benötigt. Während Kunden mit elektronischer Rechnungsverarbeitung, die maschinenlesbare XML-Rechnung unmittelbar in ihr System übernehmen und weiterverarbeiten können, nutzen Empfänger ohne elektronische Rechnungsverarbeitung weiterhin die klassische PDF-Rechnung. (Einzelheiten zum ZUGFeRD Standard im EDIGrid Wiki)

EDIGrid: Kompetenz und Service in Sachen ZUGFeRD

Klar, dass sich EDIGrid mit dem neuen Standard auseinander gesetzt hat und Unternehmen als kompetenter Ansprechpartner für alle Fragen rund um ZUGFeRD und die Implementierung des neuen Standards zur Seite steht. Wir bieten unseren Kunden die Möglichkeit, den elektronischen Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD schnell, günstig und sicher zu realisieren.

Je nach Bedarf erzeugen wir aus der PDF-Rechnung und der dazugehörigen Datei mit strukturierten Rechnungsdaten aus Ihrem ERP-System eine Rechnung im ZUGFeRD-Format (PDF inklusiver eingebettete XML-Datei). Diese stellen wir dem Empfänger entsprechend seiner Vorgaben zu. Ebenso nehmen wir ZUGFeRD Dateien von Ihren Lieferanten entgegen. Wir prüfen deren Validität, splitten diese in ihre beiden Bestandteile und konvertieren die XML in Ihr individuelles Datenformat. Die Daten können Sie unmittelbar in Ihr ERP-System übernehmen und die Rechnung sofort weiterverarbeiten, während wir die PDF-Rechnung zusätzlich für Ihr Archiv bereitstellen.

Gern erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam auch andere individuelle Lösungen und Konzepte, damit Sie schnellstmöglich ZUGFeRD Rechnungen versenden und empfangen und von den Vorteilen des neuen Standards profitieren können.

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