EDIFACT Nachrichtentypen

EDIFACT steht für Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport und ist der bekannteste branchenübergreifende internationale Standard für strukturierte Daten wenn es um EDI Datenaustausch geht, der gegenwärtig von rund 300.000 Unternehmen in Europa eingesetzt wird.

EDIFACT beschreibt den bekanntesten branchenübergreifenden, internationalen Standard für das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr. Hardware- und Softwareunabhängig können mit EDIFACT alle erdenklichen Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Angebote, Bestellungen, Stammdaten u.a. ohne Medienbruch und manuellen Eingriff ausgetauscht werden.

Der EDIFACT Standard wurde unter Federführung der Vereinten Nationen als UN/EDIFACT entwickelt. Er wird heute regelmäßig zweimal jährlich überarbeitet und aktualisiert, wobei die verschiedenen Versionen (z.B. EDIFACT D96A, EDIFACT D96B oder EDIFACT D04B) an der Jahreszahl ihrer Veröffentlichung erkennbar sind. In Europa unterstehen hierbei die fachspezifischen Arbeitsgruppen, welcher Staaten und Organisationen aus West- und Osteuropa angehören, der Europäischen Kommission für Wirtschaft (ECE).

Hier finden Sie Antworten auf folgende Fragen:

• Wozu EDI und EDIFACT notwendig sind
• Unterschiedliche EDIFACT Nachrichtentypen
• EDIFACT – der EDI Standard für Europa
• EDIFACT Verzeichnisse
• Syntax und Struktur von EDIFACT Nachrichten

Wozu EDI und EDIFACT notwendig sind

Ein einheitlicher Standard wie EDIFACT ist notwendig, um die Prozesse zwischen Unternehmen zu optimieren und den teuren, umständlichen und fehleranfälligen Austausch von Papierdokumenten zu minimieren. Mit einem Nachrichtenstandard wie EDIFACT wird erreicht, dass Daten zwischen den Unternehmen auch dann direkt von Rechner zu Rechner ausgetauscht werden können, wenn beide Partner unterschiedliche Datenverarbeitungssysteme nutzen. Durch den Einsatz von EDI ergibt sich für die Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, darunter:

• schnellere Abwicklung der Prozesse durch Verringerung der Übertragungs- Verarbeitungs- und Antwortzeiten
• höhere Effizienz und geringere Fehlerquote
• weniger Kapitalbindung durch Reduzierung von Lagerbeständen,
• Erhöhung der Attraktivität als Partner

Insgesamt ergibt sich durch die Einführung von EDI ein Wettbewerbsvorteil für jedes Unternehmen.

Mehr als 200 EDIFACT Nachrichtentypen

Die Nachrichten im EDIFACT Standard, welche die komplette Bandbreite der Geschäftsvorfälle von der Anfrage zur Angebotsabgabe bis hin zur Meldung „bezahlt“ abdecken, sind im Wesentlichen Textdateien mit fester Struktur. Sie haben alle dasselbe Format und ihre Bezeichnung besteht aus sechs Großbuchstaben.

Zu den über 200 fest definierten EDIFACT-Nachrichtentypen gehören beispielsweise die EDIFACT Bestellung (EDIFACT ORDERS), die Bestellbestätigung (EDIFACT ORDRSP) oder die elektronische Rechnung (EDIFACT INVOIC). Aufgrund der klar definierten Strukturen der Nachrichten und deren Inhalte im EDIFACT Standard ist der Datenaustausch zwischen verschiedenen Computersystemen sowie die Datenübernahme in Folgedokumente ohne Ausdrucke, ohne Mehrfacherfassungen und ohne Medienbrüche jederzeit möglich. Eine Übersicht der Nachrichtentypen sowie Informationen zur Struktur von EDIFACT Nachrichtentypen finden Sie auf der Website von EDIFACTORY.

EDI Konverter als Mittler zwischen den Systemen

Die Umwandlung der vom Warenwirtschaftssystem, strukturiert bereitgestellten Daten, in das EDIFACT Format erfolgt mittels EDIFACT Konverter (EDIFACT Converter) und auch bei der Rückwandlung der Daten in das Inhouse Format des EDI-Partners kommt der EDIFACT Konverter zum Einsatz. Die Übertragung der EDIFACT Nachrichten selbst kann dabei über verschiedene Medien und unter Anwendung der unterschiedlichsten Übertragungsprotokolle erfolgen.

EDIFACT der EDI Standard für Europa

EDIFACT ist nur einer von mehreren verschiedenen EDI Nachrichtenstandards für den elektronischen Austausch von strukturierten Daten.

Der EDIFACT Standard wird von der UN-Einrichtung CEFACT gepflegt, die als Unterabteilung der UN-Wirtschaftskommission für Europa UNECE (United Nations Economic Commission for Europe angegliedert ist. Aus diesem Grund wird der EDIFACT Nachrichtenstandard auch als UN/EDIFACT bezeichnet.

Daneben existieren weitere nationale und internationale Branchenstandards wie ODETTE für die europäische und VDA für die deutsche Automobilindustrie oder der vom American National Standards Institute Accredited Standards Committee X12 gepflegte, branchenübergreifende Standard ANSI ASC X.12 für den amerikanischen Wirtschaftsraum. Auch der in Großbritannien genutzte TRADACOM ist ein branchenübergreifender Standard.

Die EDIFACT Verzeichnisse

Als Standard für ein elektronisches Datenformat beschreibt EDIFACT den Aufbau und die Struktur der einzelnen EDI-Nachrichten. Aktuell sind in EDIFACT rund 300 verschiedene Nachrichtenarten wie Bestellung (ORDERS), Rechnung (INVOIC), Lieferavis (DESADV) und viele weitere EDI Nachrichten definiert.

Der Standard wird regelmäßig überarbeitet, ergänzt und in einer aktualisierten Version veröffentlicht. Dies geschieht in der Regel zweimal jährlich jeweils am 1.April und am 1.Oktober. Die einzelnen Versionen werden als Verzeichnis (Directory) bezeichnet und nach einem bestimmten Ordnungssystem benannt. Das aktuell seit Oktober 2014 gültige Verzeichnis ist EDIFACT D14B. Die Bezeichnung setzt sich zusammen aus D für Directory, Jahreszahl und A bzw. B für die Veröffentlichung April bzw. Oktober des jeweiligen Jahres.

Die einzelnen EDIFACT Verzeichnisse inklusive Beschreibungen und Anmerkungen werden von der UNECE allgemein zugänglich gemacht und können auf der Website der UNECE kostenlos heruntergeladen werden.

Die Subsets von EDIFACT

EDIFACT ist in gewissem Sinne die Gesamtmenge aller Standards verschiedenster Branchen. Um den spezifischen Anforderungen einzelner Branchen und Anwendungsbereiche gerecht zu werden, wurden Subsets entwickelt. Diese Subsets sind quasi Teilmengen des EDIFACT Standards. Unter anderem gibt es folgende Subsets:

• EANCOM für die Konsumgüterindustrie
• EDIFURN für die Möbelindustrie
• EDITEX als Standard für die Textilindustrie
• EDITRANS für Transportwirtsschaft
• EDILIBE für den Buchhandel
• EDILEKTRO für die Elektroindustrie und den Elektrogroßhandel
• ODETTE für die Automobilindustrie

Als Teilmenge des UN/EDIFACT Standards entsprechen diese Subsets in ihrem Aufbau genau den im EDI-Standard definierten Strukturen. Allerdings wurden diese von überflüssigen Feldern und Segmenten befreit, sofern diese keine Pflichtbestandteile der EDI Message nach dem EDIFACT Standard sind. Die Subsets beinhalten nur die Nachrichten und Funktionen, die für die jeweilige Branche relevant sind.

Wenn Partner verschiedene EDIFACT Subsets oder Standards nutzen

Genau hier liegt eine der großen Herausforderungen bei der Implementierung von EDIFACT in Unternehmen.

Nicht selten müssen diese bei der Kommunikation mit Partnern neben EDIFACT auch noch andere Standards wie beispielsweise ODETTE, VDA oder im Austausch mit US-amerikanischen Unternehmen auch den ANSI X.12 Standard unterstützen, was meist mit erhöhten Implementierungskosten und Ausgaben für zusätzliche Module verbunden ist.

Darüber hinaus kann es durchaus Kompatibilitätsprobleme geben, denn in der Praxis ist es nicht immer der Fall, dass jeder beteiligte Kommunikationspartner dasselbe EDIFACT Subset anwendet. Da die EDI-Nutzung gerade bei großen Unternehmen gern als Kriterium bei der Lieferantenauswahl herangezogen wird, sind kleinere Partner oft gezwungen, Vorgaben einzelner Partner zu respektieren und die entsprechenden Standards zu nutzen. So kann es schnell zu ungeplantem Mehraufwand kommen.

Hier sind EDI Clearing Center als Mittler zwischen den Partnern die adäquate Alternative. So lassen sich über Clearing Center, wie dem von EDIGrid EDIFACT Nachrichten zwischen Partnern mit den unterschiedlichsten EDIFACT Subsets jederzeit austauschen. Dabei ist nur eine Verbindung zum Clearing Center notwendig. Das Clearing Center übernimmt dann den Datenempfang, die Formatkontrolle, die Konvertierung sowie die Weiterleitung im entsprechenden EDIFACT Format des Empfängers.

Syntax und Struktur von EDIFACT Nachrichten

Im Folgenden soll der grundsätzliche Aufbau einer EDIFACT Nachricht näher betrachtet werden. Für den Laien wirkt eine EDIFACT Message wie eine wahllose Aneinanderreihung von Zeichen und Ziffern. EDIFACT wäre jedoch kein echter Standard, wenn einer solchen Nachricht nicht eine bestimmte Struktur zugrunde liegen würde, die von anderen Partnersystemen auch verstanden wird. Die Grundlage eines EDI-Standards ist deshalb, dass es einheitliche Nachrichtentypen gibt. Der EDIFACT Standard schreibt exakt vor, wie eine entsprechende EDI-Datei aufgebaut sein muss.

Demzufolge bilden folgende vier Säulen die Basis einer EDIFACT Nachricht:

• Syntax
• Datenelemente
• Segmente
• Nachrichten

Zusätzlich definiert der EDIFACT Standard Vorgaben für die Nachrichtenübermittlung. Dazu gehört auch der genaue Aufbau eines konkreten Nachrichtenaustausches, der seinerseits mehrere EDIFACT Dateien enthalten kann.

Syntax

Um sicherzustellen, dass der Datenaustausch per EDIFACT auch funktioniert, ist es wichtig, zu Beginn eine Absprache über den genauen „Dialekt“ zu treffen. Die Syntax definiert deshalb die konkreten Regeln für den Nachrichtenaufbau. Sie hat die Aufgabe sicherzustellen, dass jedes Feld und alle inhaltlichen Details so dargestellt werden, dass alle Systeme immer exakt dasselbe verstehen.

Die Syntax legt deshalb unter anderem fest:

• welcher konkrete Zeichensatz Verwendung findet
• Groß- und Kleinschreibung
• Zulässigkeit von Umlauten
• Nachrichtentyp
• verwendetes EDIFACT Verzeichnis
• die Zeichen, welche für die Trennung von einzelnen Segmenten und Datenelementen benutzt werden.

Datenelemente

Als Datenelement wird die kleinste Einheit einer EDIFACT Datei bezeichnet.

Segmente

Mehrere gleichartige Datenelemente einer EDIFACT Nachricht lassen sich zu Gruppen zusammenfassen, die als Segmente bezeichnet werden.

Nachrichten

Die Nachricht selbst besteht aus geordneten Folgen von Segmenten. Eine solche Sequenz ergibt dann die komplette Nachricht wie ORDERS (Bestellung) oder DESAVD (Lieferschein).

Die EDIFACT Nachrichtentypen

Diese werden in EDIFACT stets in Form eines Namens aus sechs Großbuchstaben angegeben. Einige Beispiele sind:

• ORDERS für Bestellung (purchase order message)
• ORDRSP für Antwort auf eine Bestellung (purchase order response message)
• DESAVD für Lieferavis (despatch advice message)
• INVOIC für Rechnung (invoice message)

Je nach Branche können Nachrichtentypen allerdings in den verwendeten Subsets unterschiedlich spezifiziert werden.