Electronic Data Interchange (EDI) beschreibt die medienbruchfreie, elektronische Übermittlung strukturierter Daten mittels festgelegter Nachrichtenstandards. EDI beschreibt dabei nicht einen bestimmten Standard, sondern es ist der Oberbegriff für Systeme und Standards, mit denen der Nachrichtenaustausch zwischen Geschäftspartnern ermöglicht wird. In einem optimal konfigurierten EDI System können Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen u.a. von einer Computeranwendung in eine andere mit einem Minimum an menschlichen Eingriffen transportiert und dort unmittelbar weiter verarbeitet werden. EDI Systeme ermöglichen dabei, dass die Daten vollautomatisch aus dem eigenen Warenwirtschaftssystem ausgelesen, in ein genormtes Nachrichtenformat konvertiert und schließlich an das Inhouse System des gewünschten Partners übergeben werden. So können Informationen mühelos zwischen den unterschiedlichsten ERP-Systemen ausgetauscht werden.
Die Vorteile eines EDI Systems
Der besondere Vorteil der EDI Nutzung liegt dabei in der maximalen Zeitersparnis bei minimaler Fehlerquote in der Datenübertragung. Durch die Etablierung eines EDI Systems können auch kleine und mittlere Unternehmen mit jedem Geschäftspartner kommunizieren und ERP-Daten austauschen.
In der Praxis werden noch immer täglich riesige Mengen an Dokumenten in Papierform erstellt und zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht. Vielfach ist es noch notwendig Lieferanfragen, Angebote und Bestellungen sowie Rechnungen bis hin zu Artikelkatalogen manuell zu erfassen und über klassische Transportwege wie Post, E-Mail oder Fax mit den Partnern auszutauschen. In dieser konventionellen Prozesskette sind diverse manuelle Tätigkeiten und Medienbrüche enthalten. Beginnend vom Erfassen der Daten, über das Erstellen, Drucken und Kuvertieren der Dokumente bis hin zum Versand und der erneuten Eingabe der Informationen im ERP System des Empfängers – die Daten gehen über viele Schnittstellen. Der gesamte Prozess ist zeitaufwändig und bietet ein erhebliches Fehlerpotenzial.
Wie funktioniert ein EDI System
Trotz aller Komplexität im Einzelfall ist das Funktionsprinzip des EDI Systems relativ einfach. Die aus dem Inhouse System des Unternehmens gelieferten strukturierten Daten werden von einer speziellen Software, dem EDI Konverter, in ein standardisiertes Datenformat konvertiert und an den Partner gesendet zu werden. Auf der Gegenseite konvertiert die Software die Standardnachricht in das Inhouse-System des Partners, so dass diese direkt in den internen IT-Systemen weiterverarbeitet werden kann. Für die Umsetzung der Funktionalitäten ist sowohl auf Seiten des Senders und des Empfängers jeweils ein EDI-System notwendig.
Welche Komponenten gehören zu einem EDI System?
Ein EDI System besteht aus drei grundlegenden Komponenten:
1. EDI Nachrichten
Um Daten auf elektronischem Wege austauschen zu können, müssen sich die Partner zunächst einigen, welche Nachrichtentypen gesendet und welche Nachrichtenstandards genutzt werden sollen. Je nach Branche sind hier unterschiedliche Standards im Einsatz. Die gängigen Formate sind dabei EDIFACT, VDA, ODETTE, EANCOM, ANSI X.12 oder SWIFT.
2. EDI Software
Die EDI Software besteht aus dem EDI Konverter und den Konnektoren. Der EDI Konverter wandelt die Nachrichten auf der Basis spezieller Mappings aus dem internen Format eines Unternehmens in eine EDI-Standardnachricht sowie die empfangenen Standardnachrichten in das Inhouse-Format des Empfängers. Die Konnektoren übernehmen die Anbindung und den nahtlosen Informationsfluss zwischen den ERP-Lösungen der Partner.
3. EDI Kommunikation
Nach der Konvertierung der EDI Nachrichten durch die EDI Software, müssen diese an den entsprechenden Partner übermittelt werden. Für die Kommunikation zwischen den Partnern und dem EDI Anbieter sind unterschiedliche Transportwege und Nachrichtenstandards möglich. Die Kommunikation kann sowohl Punkt zu Punkt viaTCP/IP, OFTP, ISDN oder AS2, als auch über das Internet per FTP, HTTPS oder SMTP erfolgen. Je nach Bedarf werden auch Value Added Networks (VANs), Intranets oder das E-Mail-System X.400 genutzt.
EDI Outsourcing – flexibel neue Partner ins EDI System integrieren
In der Praxis sind oftmals die größeren Unternehmen in der besseren Position. Nicht nur, dass diese bei ihren Lieferanten EDI-Fähigkeit für die Aufnahme bzw. Fortführung von Geschäftsbeziehungen voraussetzen. In der Regel sind sie es auch, die die Standards vorgeben, welche im EDI System Verwendung finden sollen. So kann es besonders kleineren Unternehmen, die mit mehreren großen Partnern – vielleicht sogar aus unterschiedlichen Branchen – zusammenarbeiten, durchaus passieren, dass sie mehrere EDI-Standards und Transportprotokolle bedienen müssen. Die Einrichtung entsprechender EDI Systeme ist jedoch oft ziemlich aufwändig und kostenintensiv.
EDI Dienstleister, wie EDIGrid eröffnen hier neue Wege. Als Spezialist für die flexible EDI Anbindung von Unternehmen bietet EDIGrid eine umfassende Beratung, individuelle Konzeption und Umsetzung von EDI Lösungen für Firmen jeder Größenordnung und Branche. Damit werden diese in die Lage versetzt, Geschäftsdokumente mit ihren Partnern automatisch auszutauschen und ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, ohne dass eigene EDI Hard- und Software angeschafft werden muss oder EDI Know-how notwendig ist. Auch die Migration neuer Partner in das EDI System ist mit EDIGrid jederzeit problemlos möglich. Dabei bleiben die Kosten jederzeit kalkulierbar, denn EDIGrid bietet seinen Service zum monatlichen Festpreis an, der sich lediglich an der Zahl der zu übertragenden Nachrichtentypen und der Anzahl der Partner orientiert.
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