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EDI Software

Immer mehr Unternehmen nutzen EDI Lösungen für den medienbruchfreien Austausch von Geschäftsdokumenten mit ihren Lieferanten, Abnehmern und Logistikpartnern. Damit soll eine höhere Effizienz bei der Abwicklung der Geschäftsprozesse und eine verbesserte Wettbewerbsfähigkeit erreicht werden. Für den erfolgreichen Einsatz von EDI sind allerdings sowohl hardwareseitig einige Voraussetzungen zu erfüllen, vor allem aber benötigt man eine passende EDI Software.

Die EDI Software ist neben der EDI Nachricht und dem Kommunikationsweg, der so genannten EDI Anbindung, eine der drei wesentlichen Komponenten im EDI System. EDI Software umfasst dabei die Anwendungen, die es ermöglichen, Nachrichten zu analysieren, umzuwandeln und so bereitzustellen, dass beide Seiten des EDI-Prozesses (Sender und Empfänger) den Inhalt der übermittelten Geschäftsdokumente verstehen und ohne Medienbrüche direkt in ihrem System weiterverarbeiten können.

EDI Software – Komponenten und Aufgaben

Die EDI Software besteht im Wesentlichen aus zwei Komponenten: aus einem EDI Konverter und aus Konnektoren. Der EDI Konverter stellt dabei das zentrale Element der EDI Software dar. Seine grundlegende Aufgabe ist es, die verschiedenen Nachrichten wie Bestellung, Rechnung, Lieferschein u.a. nach syntaktischer und Konsistenzprüfung aus dem hausinternen Format des einen Unternehmens (Sender) in eine EDI Standardnachricht wie EDIFACT, VDA oder ODETTE umzuwandeln. Darüber hinaus übernimmt dieser auch die Konvertierung der empfangenen EDI Standardnachrichten der Partner in das Inhouse-Format des anderen Unternehmens (Empfänger). Für jede Nachrichtenart sind im EDI Konverter sowohl die Input- und Outputstruktur, als auch die Konvertierungsregeln in Form von Mappings hinterlegt. Der Konverter als das Herzstück der EDI Software gewährleistet damit, dass beide Parteien im EDI-Prozess die gleiche Sprache verstehen und so Informationen auf elektronischem Wege austauschen können.

Um nun eine reibungslose und fehlerfreie Kommunikation zu ermöglichen, sind Konnektoren erforderlich. Dieser Teil der EDI Software sorgt für einen nahtlosen Informationsfluss zwischen der internen ERP-Lösung des Senders auf der einen, und den Anwendungen der Partner auf der anderen Seite.

Pros & Cons für eigene EDI Software

Unternehmen, die sich für eine Optimierung ihrer Prozesse durch die Einführung von Electronic Data Interchange entscheiden, stehen zwei Optionen zur Wahl. Einerseits können eigene EDI-Lösungen inklusive entsprechender EDI Software entwickelt, installiert und mithilfe der internen IT-Infrastruktur betrieben werden. Andererseits besteht die Möglichkeit, EDI-Anwendungen und alle damit verbundenen Aufgaben an einen externen Dienstleister wie EDIGrid auszulagern.

Für die erste Lösung wird oft das Argument Sicherheit gebracht. Manche Unternehmen haben Bedenken, ihre sicherheitsrelevanten Daten aus der Hand zu geben und sind deshalb bestrebt, eigene Lösungen für den elektronischen Datenaustausch zu entwickeln. Die Entwicklung eigener EDI-Software und der Betrieb individueller EDI-Lösungen sind jedoch oft mit einem erheblichen Aufwand an Ressourcen und finanziellen Mitteln verbunden. Dies betrifft nicht nur die Entwicklung und Anpassung der EDI Software, sondern auch regelmäßige Updates und Backups. Außerdem sind manuelle Ressourcen für Monitoring, Fehlersuche und Systemwartung erforderlich. Auch für die Integration neuer Partner und deren Profile ist mit nicht unerheblichem Aufwand zu rechnen, denn die EDI-Software muss entsprechend modifiziert, installiert und getestet werden.

Vor allem kleineren Unternehmen fehlen oftmals sowohl die Ressourcen für die Anschaffung kostspieliger EDI Software, als auch das Know-how für den Betrieb und die Wartung eigener EDI Solutions.

Die Alternative: EDI Outsourcing & cloudbasierte EDI Software

Die sinnvolle Alternative heißt: EDI Outsourcing. Unternehmen, die auf Serviceanbieter wie EDIGrid bauen, können sich den Kauf und die Entwicklung teurer und komplexer EDI Software sparen. EDIGrid bietet EDI als Software as a Service und stellt damit eine transparente, skalierbare und so jederzeit auf neue Anforderungen anpassbare EDI-Lösung bereit. Mit dem EDI Clearing Center steht eine cloudbasierte EDI Software inklusive der notwendigen Infrastruktur zur Verfügung.

Anwender müssen nichts weiter tun, als ihre Daten in strukturierter, maschinenlesbarer Form bereitzustellen. EDIGrid übernimmt sowohl die Entwicklung entsprechender Mappings, die Modifizierung der EDI Software inklusive der Einrichtung aller notwendigen EDI Schnittstellen. So lässt sich die Konvertierung weiterer Formate oder die Erschließung neuer Kommunikationswege für die Datenübertragung ebenso einfach realisieren, wie die Integration neuer Partner.

Da der Betrieb des EDI Clearing Centers in einer sicheren Cloud-Umgebung erfolgt und sämtliche Daten sowie die EDI Software doppelt redundant gespeichert vorgehalten werden, bietet dieses System maximale Datensicherheit und Hochverfügbarkeit der EDI Software im EDI Clearing Center.

Die Hauptvorteile cloudbasierter EDI Lösung liegt in der Kostentransparenz und der Kosteneinsparung. Vorabinvestitionen in IT-Infrastruktur und EDI Software entfallen. Unternehmen sind nicht mehr gezwungen, komplexe EDI-Software selbst zu installieren und zu warten, Profile neuer Handelspartner einzuführen und zu unterstützen oder separate EDI-Systeme zu integrieren.

EDIGrid bietet EDI-Lösungen zum monatlichen Festpreis. Kunden zahlen einen festen monatlichen Betrag, der sich an der Zahl der Nachrichtenarten und der anzubindenden Partner orientiert. Die Größe und Anzahl der übertragenen Daten ist dabei unerheblich. Gern unterbreiten die Spezialisten ein maßgeschneidertes Angebot.

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