Durch den Einsatz von Electronic Data Interchange (EDI) für den beleglosen Austausch von Geschäftsdokumenten lassen sich Prozesse im Unternehmen optimieren, Prozesskosten erheblich reduzieren und die Qualität der Geschäftsbeziehung steigern. Damit Unternehmen schnellstmöglich von den Vorteilen des EDI Einsatzes profitieren können, ist eine flexible, unkomplizierte EDI Anbindung notwendig. Der Begriff EDI Anbindung beschreibt dabei ein Set von Maßnahmen, durch die Unternehmen in die Lage versetzt werden, mit ihren Lieferanten und Handelspartnern Geschäftsdokumente in digitaler Form auszutauschen.
Per EDI Anbindung mit Handelspartnern vernetzen
Per EDI Anbindung können Unternehmen Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine und andere Dokumente in standardisierten Formaten mit ihren Partnern austauschen. Die Daten lassen sich unmittelbar im System des Empfängers elektronisch weiterverarbeiten. Dabei werden diverse EDI Standards, wie EDIFACT, VDA oder ANSI.X12 genutzt, die je nach Kundenwunsch, Branche und Projekt zur Anwendung kommen. Für den Datentransfer können, je nach Sicherheitsanforderungen und technischen Voraussetzungen der Partner unter anderem VAN, FTP via TCP/IP oder X.400 und andere eingesetzt werden.
Insbesondere größere Unternehmen verwenden teilweise mehrere EDI Lösungen beim Austausch mit ihren Partnern. Manche betreiben sogar eigene Clearing Center. Nicht selten nutzen diese dann ihre Marktposition aus, um kleineren Handelspartnern die Konditionen für den EDI Einsatz vorzugeben.
Welche Möglichkeiten der EDI Anbindung gibt es?
Für die Lieferantenanbindung per EDI stehen verschiedene Optionen zur Auswahl. Der Datenaustausch kann sowohl über eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung, ein Mailbox-System oder über das Internet erfolgen. Die gängigsten Möglichkeiten sind:
Direkte Verbindung (Point-to-Point)
Der Datenaustausch zwischen den Partnern erfolgt hier direkt über eine Standleitung. Diese Lösung ermöglicht maximale Kontrolle und bietet höchste Sicherheit, erfordert allerdings die Installation von EDI-Infrastruktur bei beiden Partnern sowie die Nutzung einer in der Regel kostenpflichtigen Standleitung.
EDI Anbindung über Value Added Networks (VAN)
EDI über VAN ist die derzeit noch am weitesten verbreitete EDI Lösung. Der Datenaustauch erfolgt hier über ein sicheres privates Netzwerk, das von einem VAN Provider kostenpflichtig bereitgestellt wird. Die einzelnen Partner erhalten darin jeder eine Mailbox, über die die einzelnen Dokumente versendet und empfangen werden. Dabei überprüft der VAN-Provider die Identität des Handelspartners sowie die Gültigkeit der Nachricht und informiert den Empfänger über erhaltene Dateien. Die Nachweisführung erfolgt ebenfalls über den Provider. Auch bei dieser EDI-Lösung müssen beide Partner eigenes EDI-Know-how aufbauen. Besonderer Nachteil hierbei ist der Faktor Zeit. Da der Empfänger erst auf die Mitteilung warten und sich anschließend in seine Mailbox einwählen muss, erfolgt die Übertragung meist mit Zeitverzug. Zudem fallen laufende Kosten für die Nutzung des Netzwerkes an.
EDI über AS2
Mittlerweile gilt Applicability Statement 2 (AS2) als das beliebteste Verfahren des EDI-Dokumentenaustauschs. AS2 ermöglicht den kostengünstigen, sicheren und zuverlässigen Datentransfer zwischen zwei Computern über das Internet. Dabei wird ein Container (EDI-Envelope) erstellt, in dem die Nachricht verschlüsselt und mit digitalem Zertifikat versehen über das Internet übertragen wird. EDI über AS2 bietet einige entscheidende Vorteile. Neben dem hohen Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit sind die geringen Kosten bei der Nutzung wesentliche Argumente für den Einsatz von AS2.
WebEDI
Diese Form der EDI Anbindung erfolgt über einen Internetbrowser. In einem Internetformular werden Papierdokumente emuliert, in deren Felder die Benutzer ihre Informationen eingeben. Das so erzeugte Dokument wird automatisch in eine EDI-Nachricht gewandelt und über sichere Internetprotokolle, wie FTPS, HTTPS oder auch andere Protokolle versendet. WebEDI ermöglicht auch kleinen Unternehmen oder Firmen in Ländern, in denen kaum EDI – Know-how vorhanden ist, am EDI-Verfahren teilzunehmen und mit Partnern zu interagieren, ohne selbst Hard- oder Software installieren zu müssen.
EDI Outsourcing (Managed EDI)
EDI Outsourcing ermöglicht Unternehmen die Teilnahme am EDI-Verfahren ohne kostspielige Investitionen und ohne eigenes EDI-Know-how. Die komplette Abwicklung übernimmt ein EDI Serviceanbieter. Dieser betreibt EDI-Software in einem Rechenzentrum und übernimmt sowohl das Konvertieren der Daten, den Datentransfer zum Partner als auch bei Bedarf die Umwandlung in das vom Empfänger gewünschte Format. Dabei spielt es keine Rolle, mit welchem Transferprotokoll und in welchem EDI Format die Übertragung realisiert werden soll.
Da kleineren Firmen oft das Kapital und das Know-how fehlen, um EDI im klassischen Sinn zu betreiben, ist für sie die Zusammenarbeit mit EDI Dienstleistern wie EDIGrid die perfekte Alternative. Über das cloudbasierte EDI Clearing Center von EDIGrid lassen sich beliebig viele Partner anbinden, ohne dass deren ERP- oder Warenwirtschaftssystem mit den eigenen Formaten und Protokollen der Kommunikationspartner in Berührung kommen. Der technische Aufwand bleibt dabei auf ein Minimum beschränkt und die Kosten sind dank monatlichem Festpreis jederzeit kalkulierbar.
Mit der EDI Anbindung via EDI Outsourcing von EDIGrid erlangen Unternehmen jeder Größenordnung einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, denn sie sind in der Lage, am EDI-Verfahren teilzunehmen und dabei ihre Kosten jederzeit im Blick zu behalten.
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